“실수는 누구나 할 수 있다. 하지만 그 실수를 어떻게 마무리하느냐에 따라 당신의 신뢰는 완전히 달라진다.”
혹시 회사에서 크고 작은 실수로 인해 시말서 제출 요청을 받은 적 있나요? 괜히 긴장되고 ‘이거 잘못 쓰면 더 곤란해지는 거 아닐까?’ 걱정이 되죠. 또는 팀원들에게 시말서를 요구해야 하는 입장이라면, 어떻게 양식을 제공하고 지도해야 할지 고민이 많을 수 있습니다.
이번 글에서는 이런 고민을 모두 해결해드릴게요.
지금부터 시말서 양식, 작성법, 실제 예시, 그리고 다운 가능한 양식까지 완벽하게 정리해드립니다. 그리고 단순히 "사과문"을 쓰는 것을 넘어서, 어떻게 하면 이미지를 회복하고 오히려 좋은 인상을 남길 수 있는지까지 전략적으로 알려드릴게요.
1. 시말서란 무엇인가요?
시말서란 ‘경위서’라고도 불리며, 조직 내에서 문제가 발생했을 때 해당 상황의 경위를 설명하고, 반성의 의사를 표하며, 향후 재발 방지 의지를 문서로 작성하는 공식적인 자료입니다.
시말서는 언제 쓰게 될까?
업무상 실수로 회사에 손해를 끼쳤을 때
고객 컴플레인이 들어왔을 때
결근, 지각 등 근태 문제가 반복되었을 때
보안사고, 품질 사고 등 중대한 이슈 발생 시
직장 내 갈등 상황이나 규율 위반 등
즉, 시말서는 단순히 ‘혼나는 과정’이 아니라, 조직 내에서 신뢰 회복을 위한 기회이자, 문제 해결의 시작점입니다.
2. 시말서 양식의 기본 구조
시말서는 자유롭게 쓴다고 좋은 게 아니에요. 공식적인 포맷을 지키는 것만으로도 신뢰를 줄 수 있습니다.
다음은 시말서 작성 시 일반적으로 사용하는 양식의 기본 구조예요.
📄 시말서 양식 기본 틀
[제목] 시말서
1. 소속 / 성명:
2. 작성일:
3. 사건(실수) 발생 일시:
4. 사건 개요:
5. 발생 원인:
6. 본인의 입장 및 반성:
7. 향후 재발 방지 계획:
(서명)
이 구조만 따라도 일단 "틀린 시말서"는 피할 수 있습니다.
하지만 이걸 어떻게 잘 쓰느냐가 핵심입니다.
👉 [시말서 양식 다운로드 (한글파일)]
공식 홈페이지는 없지만, 대부분 회사 내 전산 시스템이나 인사담당 부서에서 제공하고 있습니다.
없다면 아래 예시 양식을 그대로 복사해서 사용해도 됩니다.
3. 시말서 작성법: 단순한 사과문이 아니다
단도직입적으로 말하자면, 시말서는 회사의 판단을 바꿀 수 있는 글쓰기입니다.
✅ 시말서 작성 3원칙
사실 중심으로 서술하되 변명은 피하자
“~때문에 어쩔 수 없었다”보다는 “~한 점, 명백히 제 책임입니다.”가 더 신뢰를 줍니다.
객관적인 경위 + 주관적인 반성 = 신뢰
단순히 일어난 일만 나열하면 “보고서”가 됩니다.
여기에 본인의 깨달음과 반성이 들어가야 ‘시말서’가 됩니다.
문제 해결 의지가 느껴지게 마무리하자
"다시는 안 그러겠습니다"가 아니라 **“앞으로 어떤 시스템/습관으로 방지하겠다”**는 구체성이 필요합니다.
4. 시말서 예시: 상황별로 정리해 드릴게요
예시 1: 업무 중 실수로 고객 정보 유출
[시말서]
1. 소속 / 성명: 영업지원팀 / 홍길동
2. 작성일: 2025년 11월 17일
3. 사건 발생 일시: 2025년 11월 10일 오후 3시
4. 사건 개요:
- 고객사 A사에 자료를 송부하는 과정에서, 실수로 다른 거래처의 계약서를 첨부하여 발송하는 문제가 발생하였습니다.
5. 발생 원인:
- 문서 작성 후 검수 및 첨부 파일 확인 절차를 생략한 채 이메일을 전송하여, 본의 아니게 정보 유출이 발생했습니다.
6. 본인의 입장 및 반성:
- 확인을 철저히 하지 못한 점, 고객 정보 보호에 대한 인식이 부족했던 점 깊이 반성하고 있습니다.
- 저로 인해 회사와 고객사 간의 신뢰에 누를 끼치게 되어 진심으로 사과드립니다.
7. 향후 재발 방지 계획:
- 모든 이메일 발송 전 ‘이중 검수 체계’를 만들고, 팀 내 공유 드라이브에서 문서 명확히 분리하여 저장하는 시스템을 구축하겠습니다.
- 또한 보안 관련 사내 교육을 자발적으로 이수하겠습니다.
(서명) 홍길동
예시 2: 반복 지각에 따른 시말서
[시말서]
1. 소속 / 성명: 마케팅팀 / 김하늘
2. 작성일: 2025년 11월 17일
3. 사건 발생 일시: 2025년 11월 2일~13일까지 총 4회 지각
4. 사건 개요:
- 정해진 출근 시간(09:00)을 지키지 못하고 10분~30분가량 지각한 일이 총 4회 발생했습니다.
5. 발생 원인:
- 개인적인 생활 리듬 관리 부족과 알람 설정 오류 등이 주요 원인이었습니다.
6. 본인의 입장 및 반성:
- 반복적인 지각으로 인해 팀의 업무 흐름에 영향을 주었고, 팀원들에게도 부담을 주었습니다.
- 사적인 문제로 공적인 책임을 소홀히 한 점 깊이 반성합니다.
7. 향후 재발 방지 계획:
- 취침 및 기상 시간을 고정하고, 스마트워치 알람 3중 설정을 통해 지각 방지 체계를 만들었습니다.
- 향후 1개월 동안 사전에 30분 일찍 출근하여 개선된 근무 태도를 팀에 입증하겠습니다.
(서명) 김하늘
5. 시말서, 이렇게 제출하면 신뢰를 회복할 수 있어요
시말서는 단순히 “제출하면 끝”이 아닙니다. 어떻게 제출하느냐도 중요하죠.
💡 제출 시 팁
인사담당자 혹은 팀장에게 직접 전달하는 것이 가장 이상적입니다.
이메일로 제출할 경우, 파일명은 “시말서_이름_작성일” 형식으로 명확히 저장하세요.
제출 후에는 구두로 간단한 해명 및 사과를 함께 하는 것이 좋습니다.
상황에 따라 ‘경위서’ 또는 ‘소명서’ 형식으로 요청받을 수 있는데, 기본 구조는 같고 톤만 다르게 조절하면 됩니다.
6. 시말서가 '인생 리셋'의 기회가 되는 이유
많은 사람들이 시말서를 "혼나는 서류" 정도로 생각합니다.
하지만 실제로 사내 리더가 된 사람들의 80% 이상은 시말서 제출 경험이 있습니다.
왜일까요?
실수는 누구나 합니다. 하지만 그 실수를 마무리 짓는 태도에서 진정한 신뢰가 생깁니다. 시말서는 그 과정을 증명하는 가장 좋은 도구입니다.
7. 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 시말서를 꼭 직접 손으로 써야 하나요?
A. 요즘은 대부분 워드파일 혹은 한글파일로 작성하여 이메일 또는 사내 포털로 제출합니다. 다만 회사 정책에 따라 직접 자필 서명이 필요할 수 있으니 확인이 필요합니다.
Q. 시말서를 제출하면 인사평가에 불이익이 있을까요?
A. 사건의 경중에 따라 다르지만, 오히려 성실히 작성하고 개선 의지를 보이면 긍정적으로 반영되는 경우도 많습니다.
Q. 시말서 양식이 없는 회사에서는 어떻게 해야 하나요?
A. 본문에 제공한 시말서 양식 구조를 그대로 활용하시면 됩니다. 또는 인사팀에 양식 제공 요청을 하시면 됩니다.
8. 마무리하며: 시말서는 '처벌 문서'가 아닌 '변화 선언문'입니다
지금 이 글을 보고 계신다면, 시말서를 써야 하는 상황이 생겼거나 누군가에게 요청해야 할 입장이실 겁니다.
두 경우 모두 부담스럽지만, 바르게 작성한 시말서는 오히려 내 이미지를 더 좋게 만들 수 있는 기회가 될 수 있습니다.
너무 겁내지 마세요. 이 글을 참고해서 사실 중심, 책임감 있는 태도, 재발 방지 의지를 담아 시말서를 작성한다면, 그 어떤 상황에서도 신뢰를 회복할 수 있습니다.
